Les réunions en ligne - Défis et astuces

Avec le resserrement des budgets de voyage, l’amélioration de la technologie, et de plus en plus de communication d’un bout à l’autre du pays et même du monde, les réunions en ligne font désormais partie intégrante des affaires.

Lorsque nous préparons des réunions en ligne, nous commettons souvent l'erreur de les traiter de la même manière que les réunions en personne. Mais les réunions en ligne ont leurs propres défis. Pour que nos réunions soient utiles et productives, nous devons en tenir compte lors de la planification, de la facilitation et du suivi.

Aujourd’hui, j’aimerais parler des 3 défis clés des réunions en ligne et de certaines choses que j’ai trouvées efficaces pour les gérer.

L'engagement des participants

Le premier grand défi des réunions en ligne est de garder les gens engagés. Lorsque les participants ne peuvent pas se voir, ils ne ressentent pas la même pression pour rester concentrés et attentifs. Ils ont tendance à effectuer plusieurs tâches à la fois, à être distraits et à perdre le fil de ce qui se passe.

Alors quoi faire? Voici quelques idées:

• Chaque fois que vous le pouvez, en particulier avec des groupes plus petits, utilisez une technologie en ligne incluant la vidéo. Il est alors plus difficile de faire autre chose pendant la réunion.
• Concentrez-vous sur des objectifs clairs. Envoyez-les à l'avance, énoncez-les au début de l'appel et ramenez-y la conversation si elle commence à dériver vers d'autres sujets ou questions.
• Planifiez votre engagement. Incluez des questions et des discussions pour les participants à différents moments de la réunion. Vous voudrez peut-être créer un sentiment de responsabilité en demandant aux participants leurs attentes dès le départ: Que veulent-ils retirer de cette réunion? Que souhaitent-ils accomplir à la lumière des objectifs de la réunion?
• Faites régulièrement un « tour de table » pour obtenir l'avis de chacun; informez-les à l'avance que vous allez procéder ainsi. Utilisez une liste de participants pour vous assurer que tous aient leur tour. Invitez les gens en les nommant et changez l'ordre d'un tour à l'autre.

Une communication claire

L'absence de contact visuel constitue un autre défi de taille pour les téléconférences et réunions en ligne. Lorsque nous nous rencontrons face à face, nous captons des signaux non verbaux qui nous aident à évaluer ce que les autres ont compris et à décider quand prendre la parole. Sans cela, les communications peuvent devenir confuses et mélangeantes.

Voici quelques choses que vous pouvez faire pour compenser:

• Utilisez un logiciel de réunion en ligne (p. ex. : GoToMeeting, Webex, Zoom, etc.) pour fournir une plate-forme visuelle à votre conversation. Celles-ci peuvent faire plus que faciliter des présentations à sens unique. Vous pouvez les utiliser comme tableau électronique, en tapant les points clés dans un document vierge pendant la conversation. Les participants peuvent également utiliser la fonction de discussion pour poser des questions et signaler quand ils veulent plus d'informations.
• Répétez les points clés et les décisions. Faites-le sur le champ, en utilisant des signaux clairs: «Bon, pour que tout soit clair, voici ce que nous venons de convenir…». Conservez une liste de toutes les décisions pour pouvoir les répéter à la fin de la réunion.
• Demandez aux participants de vous dire ce qu’ils ont compris dans leurs propres mots. Ceci est particulièrement utile lorsque vous partagez beaucoup d’informations. Vous pourriez, par exemple, poser la question suivante: "Qui voudrait bien résumer ce que nous venons d’entendre?"
• Demandez à une personne de prendre des notes pendant la réunion et envoyez ces notes pour commentaires et approbation après la réunion. Cela fournira une occasion supplémentaire d'attraper tout malentendu.

La technologie

There are all kinds of challenges tied to technology, especially for online meetings that use more than just the phone. Some of these challenges are purely technical, and others come from participants not knowing or not liking the technology you’re using. Whatever the cause, participants get disconnected, or their audio quality is bad, or they can’t see what you’re showing online; you might have seen this great little video that illustrates the more common issues: A Conference Call in Real Life.

Voici quelques mesures à prendre pour prévenir ou réduire les problèmes technologiques liés à vos réunions en ligne:

• Testez la plate-forme. Organisez une session de test avant la réunion avec une ou deux personnes pour vous assurer qu'elles peuvent accéder à la plate-forme. Faites-le suffisamment tôt pour pouvoir résoudre les problèmes éventuels. Utilisez ce que vous avez appris pour fournir des instructions détaillées à tous les participants à la réunion. Cela peut inclure le téléchargement du logiciel avant la réunion en ligne.
• Donnez des options. Configurez la réunion de sorte que les participants puissent se connecter via la plate-forme de réunion en ligne ou par téléphone. Ainsi, si quelqu'un ne parvient pas à faire fonctionner le logiciel de réunion en ligne, il ou elle peut quand même participer. Assurez-vous d’envoyer le matériel à l’avance afin que les participants puissent suivre durant la présentation, et numérotez les diapositives ou les pages pour en faciliter la navigation.
• Offrez une formation ou un coaching avant la réunion. Organisez des sessions en ligne en petits groupes avec les participants pour leur présenter les fonctionnalités de la plate-forme et leur permettre de s'exercer à les utiliser.
• Faites un bref exposé sur la technologie au début de votre réunion. Parcourez les fonctionnalités de la plate-forme que vous utiliserez et faites une pratique rapide. Par exemple, vous pouvez demander aux participants de «lever la main» ou de saisir un commentaire dans la boîte de discussion.

Je suis certaine que d’autres ont de bons conseils sur la façon de gérer efficacement les réunions en ligne, et je suis toujours intéressée à en apprendre plus. Je vous invite à ajouter vos commentaires afin que nous puissions en discuter!